Plenaire Vergadering PLEN-CC
1.1 De datum en plaats van de jaarlijkse Plenaire Vergadering worden vastgesteld tijdens de voorgaande Plenaire Vergadering. De voorzitter (NB: bij de in het huishoudelijk en financieel reglement vermelde titels en functies wordt geen onderscheid gemaakt naar geslacht) van de Commissie deelt uiterlijk twee maanden voor de Plenaire Vergadering aan de delegatieleiders zijn voorstel voor de agenda mee, met het verzoek binnen een termijn van twee weken te reageren, waarna hij de Plenaire Vergadering bijeenroept.
1.2 De Plenaire Vergadering kan ook in buitengewone zitting bijeenkomen, op initiatief van de voorzitter van de Commissie of op aan de voorzitter gericht verzoek van ten minste twee delegaties, met vermelding van de te behandelen agendapunten. Na overleg met de delegaties roept de voorzitter de buitengewone Plenaire Vergadering bijeen die gehouden moet worden op zo kort mogelijke termijn, maar uiterlijk binnen een termijn van twee maanden. Tijdens de overlegprocedure wordt de plaats van de vergadering vastgesteld en worden eventueel aanvullende punten opgenomen in de agenda.
1.3 De Commissie bereidt ter Plenaire Vergadering de aan de voor de Rijn bevoegde ministers voor te leggen besluiten voor.
1.4 Voor de Plenaire Vergadering wordt voorzien in simultaan tolken in de drie werktalen van de Commissie. De kosten van de technische voorzieningen komen ten laste van de uitnodigende verdragspartij. Het secretariaat is verantwoordelijk voor het tolken.
1.5 Termijnen voor het indienen en beschikbaar stellen van documenten voor de Plenaire Vergadering zijn als volgt:
a. Vergaderdocumenten dienen ten minste zes weken voor de Plenaire Vergadering bij het secretariaat te worden ingediend.
Het secretariaat dient deze documenten uiterlijk twee weken voor de Plenaire Vergadering in de drie werktalen van de Commissie aan de delegaties ter beschikking te stellen.
b. Van vergaderdocumenten die minder dan zes weken voor de Plenaire Vergadering bij het secretariaat worden ingediend, kan de vertaling in de twee andere werktalen van de Commissie en de tijdige beschikbaarstelling aan de delegaties niet worden gegarandeerd.
c. Vergaderdocumenten die door een te late indiening niet tijdig in de twee andere werktalen van de Commissie vertaald konden worden of documenten die minder dan twee weken voorafgaand aan de Plenaire Vergadering bij het secretariaat zijn ingediend, worden (in de taal waarin ze zijn toegestuurd) ter kennisneming aan de delegaties ter beschikking gesteld.
Deze documenten kunnen ter Plenaire Vergadering slechts worden behandeld indien alle delegaties daarmee instemmen.
