Assemblée plénière PLEN-CC

1.1    La date et le lieu de la tenue de l’Assemblée plénière annuelle sont fixés lors de l’Assemblée plénière précédente. Le Président (Les titres et fonctions mentionnés dans le Règlement intérieur et financier ne sont pas spécifiques à un sexe particulier)  de la Commission communique aux chefs de délégation sa proposition d’ordre du jour au plus tard deux mois avant l’Assemblée plénière en les priant d’y réagir dans un délai de deux semaines, après quoi il convoque l’Assemblée plénière.

1.2    L’Assemblée plénière peut également se réunir en session extraordinaire, à l’initiative du Président de la Commission ou sur demande au Président d’au moins deux délégations, avec mention des points d’ordre du jour à traiter. Après concertation avec les délégations, le Président convoque l’Assemblée plénière extraordinaire qui doit se tenir dans les meilleurs délais, au plus tard cependant dans un délai de deux mois. Au cours de la procédure de concertation, le lieu de réunion est fixé et des points supplémentaires sont éventuellement inscrits à l’ordre du jour.

1.3    La Commission prépare en Assemblée plénière les décisions à soumettre aux ministres compétents pour le Rhin.

1.4    Un service d’interprétariat simultané dans les trois langues de travail de la Commission est assuré pour l’Assemblée plénière. Les coûts des dispositions techniques sont à la charge de la Partie contractante invitante. Le secrétariat est responsable du service d’interprétariat.

1.5    Les délais à respecter pour la soumission et mise à disposition de documents pour l’Assemblée plénière sont les suivants :

a.    Les documents doivent parvenir au secrétariat au moins six semaines avant la tenue de l’Assemblée plénière.
    Le secrétariat doit mettre ces documents à la disposition des délégations dans les trois langues de travail de la Commission au plus tard deux semaines avant la tenue de l’Assemblée plénière.

b.    Le secrétariat ne peut garantir la traduction dans les deux autres langues de travail de la Commission et la mise à la disposition des délégations en temps requis de documents qui lui auront été transmis dans un délai inférieur à six semaines précédant l’Assemblée plénière.

c.    Les documents soumis trop tard pour être traduits dans les deux autres langues de travail de la Commission ou ceux parvenus au secrétariat dans un délai inférieur à deux semaines avant la tenue de l’Assemblée plénière seront mis à la disposition des délégations (dans la langue dans laquelle ils ont été envoyés) pour prise de connaissance.
    Ces documents ne pourront être traités en Assemblée plénière que si toutes les délégations en sont d’accord.